MEMPERMUDAH MONITORING TECHNICAL INFORMATION REPORT DENGAN KONSEP BUSINESS CYCLE PRIORITY

Abstract

Pekerjaan dari bagian customer care yang berada dalam departemen technical officer di kantor pusat yang me-monitor bengkel, menerima laporan permasalahan/kerusakan kendaraan yang dibuat oleh seluruh bengkel cabang dan mengolahnya untuk dibuatkan suatu laporan serta melakukan pengawasan (monitoring) terhadap perkembangan laporan tersebut. Laporan permasalahan kendaraan ini biasa disebut lembar technical information report (TIR), berupa file pengisian dalam program ms.excel. Kebiasaan menumpuk pekerjaan dan kurangnya metode yang efektif dalam melakukan monitoring TIR menyebabkan proses pekerjaan di kantor mengalami over time dengan total waktu 5:02:24 dalam 1 harinya yang melewati batas waktu kerja normal yaitu 8 jam per hari. Dari hasil pengumpulan data yang dilakukan untuk melakukan perbaikan proses kerja, maka dirancanglah suatu siklus bisnis yang mengacu terhadap prioritas dalam melakukan pekerjaan. Siklus bisnis ini membutuhkan suatu aplikasi yang efektif dengan memperbaiki lembar TIR yang telah digunakan dan membuat program aplikasi macro. Setelah melakukan perbaikan maka kegiatan yang tidak memberi nilai tambah dapat dikurangi sehingga pekerjaan menjadi lebih cepat dengan total waktu sebesar 5:46:18 dalam 1 hari. Dengan demikian menghemat waktu sebesar 69,34% terhadap bisnis proses kerja keseluruhan, yang didasarkan dari metode perhitungan business cycle efficiency.