MENINGKATKAN EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS PROSES BISNIS MELALUI PENERAPAN BUSINESS PROCESS AUTOMATION (BPA) DENGAN MEMBUAT APLIKASI MONITORING PARTS DI DEPARTEMEN PARTS (STUDI KASUS: PT KOMATSU MARKETING AND SUPPORT INDONESIA)

Abstract

PT Komatsu Marketing and Support Indonesia (PT KMSI) merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penjualan dan pelayanan peralatan konstruksi serta pertambangan. PT KMSI memiliki dua departemen, salah satunya adalah Departemen Parts. Selama ini proses bisnis yang berjalan di Departemen Parts belum efektif dan efisien karena proses bisnis dilakukan secara manual. Proses pengajuan pengembangan part number dan proses transaksi discrepancy (CGB44) dilakukan manual, menggunakan kertas, dan belum ada pengawasannya, serta persetujuannya menggunakan surel. Selain itu, pembuatan berita acaranya serta dokumen laporan bulanan masih dilakukan manual. Hal ini memunculkan 4 permasalahan yang dapat diidentifikasi. Masalah pertama adalah proses pengawasan pengembangan part number, pengiriman, dan klaim. Kedua adalah penggunaan kertas selama proses pengajuan pengembangan part number dan pengarsipan dokumen RFQ dan RFCM. Ketiga adalah sering terjadi kesalahan referensi dalam transaksi CGB44 dan berita acara. Kempat adalah lamanya pembuatan dokumen RFQ, RFCM, dan laporan yang sesuai dengan standar perusahaan. Alternatif Solusi untuk mengatasi 3 permasalahan tersebut dilakukan dengan implementasi Business Process Automation (BPA) dengan membangun aplikasi Monitoring Parts. Aplikasi Monitoring Parts dirancang dan dibangun menggunakan metode purwarupa, bahasa pemrograman PHP 5.4, basis data MySQL 5.6.21 dan dimodelkan dengan Unified Modeling Language (UML). Aplikasi Monitoring Parts dapat mengurangi kehilangan data transaksi, menghilangkan penggunaan kertas, menghilangkan kesalahan referensi dan mempercepat pengawasan parts dan pembuatan laporan, sehingga proses bisnis di Departemen Parts menjadi lebih efektif dan efisien.